Algunas nociones básicas: Si la pregunta que nos hacemos hace referencia a los pasos a seguir durante una auditoría en el departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa, lo ideal es tener claridad de conceptos.
Es importante que podamos distinguir exactamente qué es un departamento de Recursos Humanos, para preguntarnos, después, qué es una auditoría, qué beneficios acarrea, cuáles son las tareas específicas de un auditor, y cuáles son los conceptos que no debemos confundir.
¿Qué son los recursos humanos?
Los recursos humanos son un elemento de vital importancia ya que las personas son fundamentales en el manejo de cualquier empresa. Sin la incorporación de recursos humanos, una organización comercial no podría funcionar.
Departamento de Recursos Humanos
El departamento de recursos humanos es el sector de las empresas que se ocupa del diseño y el análisis de los puestos de trabajo y del reclutamiento, la selección, la contratación y la gestión de los haberes y los beneficios correspondientes.
Auditoría, noción poco clara
El objetivo primordial de una auditoría es aseverar el cumplimiento de las pautas pre- establecidas. Auditar es verificar hechos o circunstancias planeados con anterioridad para llegar a un diagnóstico que permita tomar decisiones e implementar cambios que optimicen los procesos organizativos de la empresa, así como también descartar los posibles errores descubiertos.
Las auditorías pueden ser internas o externas; las internas las lleva a cabo la propia empresa y las externas se le encargan a las entidades que se ocupan de ello. Por lo general, cuando se habla de auditoría se piensa en números, en revisión contable, pero vale aclarar que también hay departamentos de las empresas que requieren revisión y control como lo es el caso de los departamentos de Recursos Humanos. Cabe destacar, además, que una auditoría no es una inspección.
Buena comunicación, éxito asegurado
Una auditoría exitosa depende de muchos factores, pero por sobre todo depende de una comunicación fluida: antes del comienzo se debe realizar una reunión entre las autoridades de la empresa y los auditores para facilitar el acceso a la información y para allanar los canales comunicativos.
¿Cuándo se requiere una auditoría?
Las empresas, frente a los cambios, necesitan realizar una auditoría para poder demostrar confiabilidad y transparencia en cada uno de sus actos. Siempre hay que tener en cuenta que se trata de una tarea confidencial e independiente ya que su enfoque se basa en las evidencias y con esos datos se miden los riesgos.
Auditoría de departamentos de Recursos Humanos
El objetivo de realizar una auditoría de Recursos Humanos será evaluar desempeños, identificar a los responsables de cada función y promover las modificaciones necesarias. Es importante planificar las preguntas al personal, almacenar información y comparar resultados.
El personal será interrogado acerca de su conformidad con respecto al lugar de trabajo y a las informaciones que recibe, se indagará en la comunicación con sus superiores y sus pares, y se le preguntará acerca de su remuneración. Es muy probable, además, que se lo estimule a ser comunicativo explicándole que la empresa tendrá en cuenta sus opiniones.
Si la empresa es grande, con mucho personal, se repartirán encuestas cortas, siendo lo más probable es que se repitan al poco tiempo. Saber idear estas encuentras correctamente será la base del éxito al momento de recolectar datos. Es vital saber cuánto sabe el personal acerca de su lugar de trabajo, para entender en qué medida se siente parte.
Una auditoría eficiente detectará los problemas de convivencia y los conflictos. Al elaborar el informe final, es probable que se redacte un plan de acción que propicie un mayor bienestar.
Características de las auditorías de Recursos Humanos
Hay cinco tipos de auditorías que pueden aplicarse a los departamentos de recursos humanos: comparativa, retrospectiva, estadística y objetivada.
- Enfoque comparativo: se compara la organización con otras similares para identificar las áreas a reformar.
- Enfoque estadístico: se estudian las situaciones en base a estadísticas.
- Enfoque retrospectivo: se enfoca en la comparación de los informes de las auditorías anteriores.
- Enfoque por objetivos: se verifica cuáles fueron los objetivos alcanzados.
- Enfoque integral: se combinan los enfoques anteriores y se analizan las situaciones para elaborar un diagnóstico fidedigno.
¿Cómo saber cuándo se termina una auditoría?
La auditoría finaliza cuando los auditores tienen las evidencias suficientes para formular un informe señalando las mejoras que se pueden realizar. Mediante los resultados, la empresa puede implementar medidas para lograr un mejor control de gestión en todas las áreas.
No hay que olvidarse que auditoría no es lo mismo que control interno.
¿Cómo debe ser un auditor?
El auditor debe ser una persona razonable como para dictaminar y comunicar cualquier riesgo que comprometa a la organización. Debe resolver de manera ética y legal basándose en sus conocimientos y su capacidad de gestión. Tampoco debe de confundirse la figura del auditor con la del contador. El contador administra y el auditor investiga, examina en retrospectiva y verifica si todo se encuentre en orden, pudiendo detectar fraudes y riesgos.
Las tareas del auditor
El auditor es quien lleva a cabo la tarea de revisar los sistemas de controles internos, las políticas implementadas y los procedimientos con que se trabaja, para así poder evitar fraudes y sabotajes y poner el foco en el aumento de la eficiencia y la eficacia operativa.
Se audita la misión, las normas, los reglamentos, los estatutos, las políticas adoptadas, los informes financieros, los presupuestos, los mapas de riesgo y las plataformas. El tiempo que tarde en llevarse a cabo una auditoría depende de la complejidad y el volumen de las operaciones. Normalmente, en una o dos semanas se resuelve y se elabora el informe.
Un auditor debe ser experto en el área donde deba trabajar
Un auditor de Recursos Humanos deberá realizar entrevistas a los trabajadores y revisar el método de las políticas que lleve a cabo la empresa. Los procedimientos internos, la documentación y los programas, deberán pasar por sus manos para poder redactar un informe con el fin de mejorar y sugerir cambios.
Aciertos y beneficios
Los beneficios de realizar una auditoría a los departamentos de recursos humanos son varios: posibilita adecuar la situación al momento actual de la empresa, descubre si las prácticas favorecen o entorpecen el alcance de los objetivos de la compañía, y permite clasificar funciones, y establecer o derogar límites y reglas.
