Después de encontrar un espacio idóneo dentro de casa, donde no te molesten para trabajar, planear o enlistar las actividades que harás en un día, es una de las tareas más difíciles.
Muchos de nosotros cuando inicia el año solemos
Hay tres elementos que son importantes cuando estás organizando: qué (objetivo), cómo (plan) y cuando/cuanto (tiempo). Cada una es muy importante. La mayoría de las personas tienen muy claro el qué, pero dejar “a la imaginación” el cómo, y siempre se hacen bolas con el tiempo.
El qué
Generalmente es la tarea o el objetivo último lo que anotamos. Dejamos por un lado o fuera las cosas que nos llevan a completar ese “qué”. Por ejemplo, si quieres tener una fiesta de cumpleaños, tu proyecto (objetivo final) es “Fiesta de Cumpleaños”. Creas sub proyectos como: “El Pastel”, “La música”, “Los invitados”, y luego haces las tareas por individual para cada una de estas, como: “Los invitados”: “hacer una lista de invitados”, “diseñar o pedir las invitaciones”, “enviar las invitaciones”, “asegurarse de los confirmados”.
La forma más sencilla de enlistar los que, es una hoja de papel en blanco y al centro darle el título de tu proyecto. Personalmente a mi me gusta enlistar todas mis ideas relacionadas al proyecto en cuestión y después doy un orden o prioridad cuando llegó a la fase “cómo”.
Si lo quieres hacer de manera digital, a mí me gusta empezar mis listas de lo que quiero hacer en el block de notas o en un documento de Word.
El “cómo”
El cómo es la planeación de cómo vas a lograr ese objetivo. Son los pequeños “sub objetivos” que te van a llevar a cumplir la meta. Conforme vas tachando o terminando cada uno, vas sintiendo el avance. El cómo es el orden y la prioridad que tienen cada tarea. Volviendo al ejemplo de la fiesta, no podrías confirmar invitados sin haberles hecho llegar invitaciones, y así hacia atrás.
Algunas tareas tienen orden otras no. Otras lo que tienen, es nivel de urgencia, que se mide en “para cuando tiene que estar listo”. En el ejemplo de la fiesta, si la pastelería te pide que ordenes el pastel con 1 semana de anticipación mínimo, entonces tendrás que tener junto a tu tarea en la lista una fecha “límite” para cuando tiene que estar hecho.
La urgencia de una tarea depende de esa fecha. Con el ejemplo quizá deba estar primero hecho la lista de invitados para saber cuántos son. Y así saber para cuántos tiene que ser el pastel. Cada tarea puede tener una prioridad y un orden de ejecución. Generalmente dividimos las prioridades en Alta, Media, Baja y sin prioridad.
Si lo quieres hacer en papel, te aconsejo usar colores para separar. Rojo alta, amarillo media, azul baja y sin color para las que no tienen prioridad. También es válido usar números (1, 2, 3 y 4 respectivamente)
Si lo quieres hacer digital, puedes usar varias de las aplicaciones para listar tareas y darles prioridad. Mi favorita es Todoist, por que te permite darle prioridad y hacer sub-tareas de una misma tarea.
El “cuando” (y cuanto)
El “cuando” se relaciona al tiempo. ¿Cuándo voy a realizar esta tarea? A esto me gusta agregarle el “cuánto”, ¿cuánto tiempo me va tomar?. Esto determina al final de cuentas cuantas tareas puedo hacer en un mismo día. Y si tuvieras que cotizar horas de trabajo, también te da una idea más clara de cuanto te demora hacer un proyecto.
Regresamos al ejemplo, el cuándo sería: el lunes hago la lista de invitados, el martes solicito el pastel, el miércoles consigo la música.
Si pongo cuanto tiempo me va tomar, el miércoles va estar dividido en: Buscar bandas y escuchar su música (4 horas), Contactar a las bandas para solicitar cotizaciones y fechas disponibles (2 horas), Revisar cotizaciones (1 horas), Elegir y contratar a la banda (1 hora). Es decir, “me toma ocho horas de trabajo conseguir la música” (y eso en el caso exacto que me envíen sus precios de inmediato).
Si quieres hacerlo en papel necesitas una rejilla tipo calendario / agenda con los días y la horas para separarlas y bloquearlas. Regularmente aconsejo hacer una planeación de tiempo por día y una semana completa. Dejando espacio para otras actividades y con la idea de que se puede modificar.
Si lo quieres hacer digital, te recomiendo usar el Google Calendar, aunque parece algo enredoso la facilidad con la que se sincroniza con la versión de escritorio y la de tu teléfono es magnífica. Además puedes crear calendario según tus proyectos.
No al “multitask” o “las multitareas”
Una de las cosas que descubrí al paso del tiempo, y de ir organizando las tareas, fue que eso de “hacer varias tareas a la vez”, no existe. O por lo menos no es tan eficaz como parece. Al hacer varias tareas a la vez, nuestra concentración está dividida. Aunque parece que avanzas en dos cosas realmente haces más lenta ambas. Si hicieras cada una por separado es muy probable que te tomara mucho menos tiempo.
No hay versión en papel o digital. Solo intenta no hacer multitask. Sustituye por hacer varias tareas cortas o sencillas en tiempos más cortos. Eso incluye cosas como contestar tus mensajes de WA, o los correos. Asignarles un tiempo de respuesta, en lugar de intentar hacerlo en la marcha. Ahorrarás muchísimo tiempo.
Lograr organizar tus tareas es cuestión de práctica y error. Quizá te va quedar fantástica la planeación de agenda para la primera semana, pero alguien te pedirá una cita o te interrumpe algo inesperado y no logras terminar todas las tareas. No te preocupes, poco a poco te irás volviendo experto en el manejo de tu tiempo y prioridades.
La planeación nunca es perfecta, es simplemente tratar de trazar un camino por donde seguir para lograr el objetivo. ¡Disfrútalo! Organiza tus tareas. | #LunesEnTacones x Ana Volta 💜, publicado originalmente el 13 de julio 2020, editado en 2025.
